Make An Event

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Configurer votre événement sur Make An Event

Suivez ce tutoriel étape par étape, afin de configurer correctement votre site Web.

Bien débuter : de quoi avez-vous besoin ?

MAKE AN EVENT vous met à disposition la plateforme et un site internet accessible en ordinateur, tablette & smartphone sera automatiquement généré à partir des informations que vous intégrerez.

Nous vous laissons la main sur la partie création graphique, notamment les fonds d'écrans, afin que le site Web corresponde parfaitement à l'événement tel que vous le voyez !

Pour les images de présentation (conférences, catégories de stand), nous avons besoin d'un visuel (640 x 360 pixels conseillé) pour chacun des éléments.

Pour les images de fond d'écran (stands, accueil de l'événement, page d'accueil), nous avons besoin d'un visuel (1920 x 1080 pixels conseillé). Note: La taille ne doit pas dépasser 800Ko (cela est conseillé en Web pour une fluidité lors de la visite de votre événement).

Pour chaque stand, il faut prévoir de demander à vos exposants des éléments:

• Leur documentation (Fichiers en PDF)
• Leurs vidéos (Réutilisation de vidéos hébergées sur Youtube, Vimeo...)
• Leurs photos / images
• Les données de contact (Téléphone, Site web, Réseaux Sociaux, ...)
• S'ils en ont: leurs objets 3D (format GLB)

Enfin, pour la présentation de votre événement, nous vous invitons à prévoir une page de type One-Page afin de présenter votre événement. L'URL de cette page vous sera demandé.

Note: Lorsque vous ne souhaitez pas afficher le contenu de la plateforme avant la date de début de l'événement, vous pouvez prévoir une page spécifique qui s'affiche pour informer l'utilisateur(" Url avec restriction visiteur ").

Personnaliser votre site Web

Cliquer sur le menu "Personnalisation site" / "Sites web" pour accéder à la configuration de base de l'événement. (voir image ci-dessus).

Vous allez configurer les dates, la couleur principale et de nombreux autres éléments.

Configurer les stands

Commencez par définir :

• les catégories de stand que vous aurez (par exemple vos halls),
• puis définissez les stands
• puis les conférences que vous proposerez
• enfin, les sujets de forum

Un système d'import via un fichier Excel est disponible et il est conseillé de l'utiliser pour aller plus vite.

En haut, à droite de chaque écran, vous pouvez utiliser l'import en cliquant sur "Import CSV":

Une fenêtre s'affiche et vous propose de télécharger le modèle de fichier à utiliser.

Configurez les Emails envoyés par la plateforme

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Vous devez configurer tous les types d'Emails qui sont définis sur la plateforme, afin que vos utilisateurs voit un message personnalisé à votre événement.

Définissez les agents (Scan des badges)

• Dans la section Gestion / Agent, vous avez la possibilité de définir quelles personnes seront des agents.

Note: l'utilisateur devra avoir créé un compte sur la plateforme avant.

Astuce: Si vous connaissez son adresse Email, vous pouvez créer vous-même son compte sur la plateforme.

• L'agent doit enfin être configuré à son poste, depuis le smartphone utilisé pour le scan :

Depuis le portail, dans le menu "Plus" / "Agent", il sélectionne son poste (s'il badge à l'accueil ou pour une conférence particulière) :

• Résultat d'un scan de badge par un agent :

Paramétrer les noms des menus

Vous pouvez renommer les menus du portail des visiteurs ici, exemple le menu "Exposants" peut être renommé en "Partenaires".

Paramétrage avancé

Dans cette section, vous pourrez définir des paramètres optionnels pour modifier certains comportement de la plateforme :

• Choisir l'ordre d'apparition des catégories de stand, stands, sujets de forum, conseillers et documents avec les options du type : "Tri des …".

Si vous sélectionnez l'option "Manuel", vous devrez configurer les tris dans la section "Tris Manuels" pour spécifier l'ordre d'affichage souhaité.

• Définir quand est ce que sont envoyés les mails automatiques pour l'inscription des conseillers, les préinscriptions des utilisateurs ou pour les messages non lus avec les options du type "Option envoi mail …".
• Afficher et masquer certains menu avec les options du type "Affichage du menu …".
• Le paramètre "Entrées limitées aux pré-inscriptions" permet d'empêcher l'inscription des utilisateurs qui n'ont pas été préinscrit.
• Le paramètre "Restriction d'accès avant l'ouverture" permet d'empêcher l'accès au visiteur avant la date de début de l'événement.
• Le paramètre "Restriction d'accès aux stands et/ou aux catégories" permet de définir des restrictions d'accès pour les stands et/ou les catégories. Les utilisateurs qui y auront devront être mit dans des groupes (menu "Groupes utilisateurs") et ces groupes affectés aux stands ou catégories.
• Le paramètre "Page ouverte après connexion" permet de définir la première page que l'utilisateur va consulter après s'être connecté.
• Le paramètre "Accéder sans authentification" permet d'accepter des utilisateurs sans qu'ils n'aient à créer de compte ou à s'authentifier (anonyme).

Statistiques de l'événement

Vous pouvez exporter toutes les datas (les données) sous format Excel.

Avant le jour J

Utilisation des rendez-vous

En cas d'utilisation des rendez-vous, nous vous conseillons d'exporter la liste des rendez-vous dans un fichier Excel.

Ceci peut-être utile dans le cas où certains participants ne sont pas à l'aise avec l'utilisation de la plateforme depuis leur Smartphone.

Dans l'administration, aller dans le menu "Données de l'event" / "Liste des rendez-vous" et cliquez sur le bouton "Exporter vers Excel".

Informations complémentaires

Stands et Exposants

Un événement est constitué de "Stands" auxquels sont associés des utilisateurs, les "exposants". Les exposants doivent en amont de l'événement créer leurs stands. Le Guide des exposants est là pour les aider.

Habilitations des utilisateurs et rôle intervenant

Pour permettre la création d'un badge pour vos intervenant. Il faut inscrire l'intervenant comme un visiteur normal, depuis le portail utilisateur.

Ensuite, dans l'administration, il faut aller dans "Habilitations utilisateurs" et lui ajouter le rôle "ROLE_INTERVENANT".

Et si vous ne souhaitez pas qu'il ait accès au portail et qu'il soit référencé dans le moteur de recherche Networking, vous devez lui enlever le rôle "ROLE_VISITEUR".

Récupérer les statistiques de votre événement

vous pouvez obtenir les données suivantes :

• Passages uniques par stand.
• Passages par stand.
• Inscriptions.
• Statistiques des stands.
• Données visiteurs.
• Données de profil des visiteurs.
• Statistiques des conférences.
• Inscriptions aux conférences.

Voici comment faire :

1. Connectez-vous à votre compte distributeur.
2. Dans le menu principal situé à gauche, cliquez sur "Statistiques" / "Statistiques de l'événement".
3. Sur la page des statistiques, repérez l'option correspondant aux données que vous souhaitez récupérer.
4. Cliquez sur le bouton associé à cette catégorie. Vous pourrez alors télécharger un fichier CSV ou copier le contenu, selon les options disponibles.

Information sur les utilisateurs

Il est possible de demander des informations complémentaires aux utilisateurs lors de leur inscription. Pour configurer ces informations rendez-vous dans la section Profil utilisateur.

Dans cette section vous trouverez la liste de tous les champs déjà créé qui seront ajoutés au formulaire d'inscription. Cliquer sur + Ajouter pour créer un nouveau champ.

Un champ est composé d'un libellé (nom du champ), d'un type (parmi Liste déroulante, Texte court, Texte long et Date), d'un contenu (valeur par défaut ou liste de choix si le type est Liste déroulante).

Le champ peut être rendu obligatoire via la case à cocher Champ requis, il peut être afficher dans la carte de visite via la case à coché du même nom. Enfin il est possible de choisir l'ordre d'apparition des champs complémentaires via la valeur ordre d'affichage (1 sera en premier, 2 en second, etc.).

Pour le type Liste déroulante, il faut indiquer les choix possible dans la case contenu séparé par des virgules. Par exemple pour un champ "Genre" ou pourrait avoir dans contenu la valeur : Femme,Homme,Non-binaire.

Menu Stands : Fichiers, Photos, Vidéos

Ces menus permettent d'ajouter différents type de documents aux stands individuellement. Ces documents seront regroupés par type sous forme de boutons dans le bandeau de présentation du stand.

Le limite de taille pour les fichiers est de 8Mo.

Menu Stands : Boutons

Le menu "Stand : Boutons" permet de créer des boutons qui vont s'afficher dans la bandeau d'information des stands. Un bouton est associé à un stand, il n'apparaitra que dans celui-ci.

Ces boutons permettent d'afficher des objets 3D ou bien des liens vers d'autres sites web. Par exemple il est possible de créé un lien vers un formulaire Google Form sans que l'utilisateur n'ait à changer de page.

Dans le cas d'un bouton de contenu "Lien", il faut renseigner l'url de la page cible dans le champ "Lien". Dans notre exemple, il s'agit du lien fournit par Google lors de la création du formulaire.

Le champ "Type de bouton" permet de choisir si la page va s'afficher dans une nouvelle fenêtre (Lien externe) ou dans une section dédié (Fenêtre intégrée).

Configuration de votre nom de domaine

Voici les informations nécessaires pour le paramétrage du sous-nom de domaine, dans les paramètres DNS de votre hébergeur :

Il faut configurer une redirection de type "CNAME" vers l'adresse suivante : "domain.par.clever-cloud.com."

Note: Parfois, le "." à la toute fin n'est pas nécessaire selon les hébergeurs.

Contactez-nous si vous avez un besoin spécifique.

Module de Networking

Concernant le module Networking, voici les éléments à vous assurer avant d'activer la prise de rendez-vous:

• Vérifier que le contenu des template des Emails est conforme à vos souhaits

Menu Paramétrage avancé / Templates d'email

Les types d'email suivants sont utilisés :

• • Demande de rendez-vous
  • Confirmation de rendez-vous
  • Refus du rendez-vous
  • Annulation de rendez-vous
  • Changement du lieu de rendez-vous
  • Confirmation changement du lieu de rendez-vous
  • Refus changement du lieu de rendez-vous

• Vérifier que l'envoi des Emails est bien activé

Menu Paramétrage avancé / Paramétrage des sites web

Section: Gestion des envois de mails

Option: Envois de mail de notifications de rendez-vous (reception d'une demande, confirmation ou annulation)

• Vérifier que les rendez-vous sont configurés correctement

Menu Paramétrage avancé / Paramètres des rendez-vous

• Vérifier que les lieux des rendez-vous sont configurés correctement

Menu Paramétrage avancé / Lieux de rendez-vous

Vous devez obligatoirement définir des lieux:

- Pour les rendez-vous physiques, listez vos tables ou salles

- Pour les rendez-vous virtuels, renseignez l'url du serveur de visio fourni par Make An Event (Exemple: https://srv1visio.unsolite.com)

Si aucun lieu n'est disponible pour un créneau de rendez-vous, le rendez-vous ne sera pas enregistré.

Une fois prêt:

Vérifier que le module de Networking s'affiche bien à partir de la date souhaitée:

Menu Paramétrage avancé / Paramétrage des sites web

Section: Restriction d'accès

Option: Networking: Restreindre l'accès aux rendez-vous jusqu'à cette date

Partenaires

Animation

- Age Digital (Vitrines immersives et matériels physiques: produits)

- Mentimeter (Questions/Réponses)

- Buzzer / Bipeur intégrable dans Make An Event: www.multibuzz.app

Streaming Live / Replay

Streamlike (Français - RSE)

Zoom Webinaire Live

YouTube Live

Vimeo Live

...

Captation Live

- UNIK Production (https://unikproductionlive.com/)

- RoCamRoll (https://www.rocamroll.com/)

Emailing & marketing automation

- MailJet (https://www.mailjet.com/fr/tarifs/)

- Brevo (https://www.brevo.com/fr/pricing/)

Ajouter une salle d'attente aux visioconférences tête-à-tête

Lorsque vous êtes connecté en tant qu'administrateur à une salle de visioconférence, suivez ces étapes pour activer la salle d'attente  :

• Cliquez sur les trois points (ellipsis) pour accéder au menu des paramètres.
• Recherchez et sélectionnez l'option "Options de sécurité".
• Recherchez et sélectionnez l'option "Options de sécurité".
• Activez la salle d'attente.

Gérer un Live Youtube

Créer un Live Youtube

Vous devez vous connecter dans le Studio de Youtube pour gérer vos Live:

https://studio.youtube.com/

Puis, en haut à droite, cliquez sur "Créer" et "Passer au direct" :

Ensuite, suivez les instructions sur la plateforme Youtube.

Attention, Youtube limite la diffusion de Live en fonction de certains critères (Ex: nombre d'abonnés sur la chaine): assurez-vous de respecter ces critères avant votre Live:

https://support.google.com/youtube/answer/2853834?hl=fr

Associer le Live dans la conférence de Make An Event

Dans l'administration, aller dans le menu "Personnalisation site" / "Programme":

Puis, créer ou modifier l'activité souhaitée :

Dans le champs "Type d'événement", définissez "Conférence" si vous souhaitez afficher un Chat Live pour les participants ; sinon "Lien vidéo" permettra d'afficher la vidéo sans chat.

Et définissez le "lien" avec le lien fourni par Youtube Live.

Exemple: https://www.youtube.com/watch?v=m0IA9fCqZEc

Une fois le Live terminé et au bout de quelques minutes, Youtube gardera le même lien pour afficher cette vidéo en replay.

Vous n'avez rien à configurer de plus dans la plateforme Make An Event !

Gérer plusieurs intervenants à distance

Si vous avez besoin de faire intervenir d'autres personnes, qui seront présentent à distance, vous devrez utiliser une plateforme supplémentaire comme StreamYard (mais vous pouvez également choisir d'autres prestataires comme LiveE (solution française) ou Wave.video).

Une version gratuite permet de le faire avec quelques restrictions - voir les tarifs de StreamYard:

https://streamyard.com/plan?planType=individuals

Avec LiveE (solution française), vous avez la possibilité de rediriger les flux des webcams des conférenciers vers le compte YouTube Live (Coût: ~250 € HT).

Intégrer un Zoom Webinar

Dans le formulaire Administration / Evénements, vous devez renseigner le champs "Lien" sous cette forme :

https://zoom.us/wc/join/{id_salle} (Compatible Smartphone)

ou

https://success.zoom.us/wc/join/{id_salle}

N'hésitez pas à tester en amont de votre événement !

Scanner les QR Codes des badges

Application conseillée sur Smartphone

Pour une très grande rapidité de vérification des badges, pensez à utiliser une application qui ouvre automatiquement les URLs scannées.

"Scanner Code-Barres & QR", de Gamma Play

=> Configurer: "Paramètre" / "URL ouvertes automatiquement"

Achat de scanners

Nous conseillons l'appareil Sunmi L2s PRO (ou similaire) qui permet un scan performant et rapide des QrCode, notamment avec son bouton et son éclairage dédié.

Il est également capable de faire de la lecture NFC, pour d'autres besoins.

Evénements payants et création de billets

Association avec Stripe

Un compte Stripe est nécessaire à la mise en place du paiement avec Make An Event.

Dans votre dashboard Stripe, cliquez en bas du menu : "Développeurs", puis "Webhooks".

Choisisez "Ajouter un endpoint":

• URL d'endpoint: Saisissez l'adresse de votre site Make An Event et terminer par "/stripeHook". Exemple: https://demo.make-an-event.com/stripeHook
• Ecouter: Événements sur votre compte
• Version: 2024-06-20
• Sélectionner des événements: Recherchez "payment_Intent." et cochez tous les événements, validez. Et cliquez sur "Ajouter un endpoint"

Une fois créé, notez bien la valeur qui s'affiche (sous Webhooks) "Clé secrète de signature".

Events

Dans le menu "Personnalisation site" / "Events", cocher la case "Event payant ?"

Sites web

Dans le menu "Personnalisation site" / "Sites web", renseignez vos 3 clés Stripe.

Vous les trouverez sur compte Stripe à cette adresse : https://dashboard.stripe.com/apikeys

• Stripe: clé publique
• Stripe: Webhook clé secrète (copiée précédemment)
• Stripe: clé limitée:
  • Cliquer sur "Créez une clé limitée",
  • Cochez "Fournir cette clé à un autre site Web"
  • Nom: "Make An Event", URL: "www.make-an-event.com"

Attention, bien prendre les clefs en "Mode production".

Types de billets

Dans Types de billets créer vos billets. Attention, ne pas modifier un billet qui est déjà en vente.

Vous pouvez afficher et masquer les billets pour ne les activer qu'au dernier moment.