Make An Event

Configurer MAKE AN EVENT

Suivez ce tutoriel étape par étape, afin de configurer correctement votre environnement.

Pour débuter : de quoi avez-vous besoin ?

MAKE AN EVENT vous met à disposition la plateforme et un site internet accessible en ordinateur, tablette & smartphone sera automatiquement généré à partir des informations que vous intégrerez.

Nous vous laissons la main sur la partie création graphique, notamment les fonds d'écrans, afin que l'environnement corresponde parfaitement à l'événement tel que vous le voyez !

Pour les images de présentation (conférences, halls), nous avons besoin d'un visuel (640 x 360 pixels conseillé) pour chacun des éléments.

Pour les images de fond d'écran (stands, accueil de l'événement, page d'accueil), nous avons besoin d'un visuel (1920 x 1080 pixels conseillé).

Note: La taille ne doit pas dépasser 800Ko (cela est conseillé en Web pour une fluidité lors de la visite de votre événement).

Pour chaque stand, il faut prévoir de demander à vos exposants des éléments:

• Leur documentation (Fichiers en PDF)
• Leurs vidéos (Réutilisation de vidéos hébergées sur Youtube, Vimeo...)
• Leurs photos / images
• Les données de contact (Téléphone, Site web, Réseaux Sociaux, ...)
• S'ils en ont: leurs objets 3D (format GLB)

Enfin, pour la présentation de votre événement, nous vous invitons à prévoir une page de type One-Page afin de présenter votre événement. L'URL de cette page vous sera demandé.

Note: Lorsque vous ne souhaitez pas afficher le contenu de la plateforme avant la date de début de l'événement, vous pouvez prévoir une page spécifique qui s'affiche pour informer l'utilisateur(" Url avec restriction visiteur ").

Configurer l'événement

Cliquer sur le menu 'Salon' pour accéder à la configuration de base de l'événement. (voir image ci-dessus).

Vous allez configurer les dates, la couleur principale et de nombreux autres éléments.

Configurer les stands

Commencez par définir :

• les halls que vous aurez (ou catégorie des exposants),
• puis définissez les stands
• puis les conférences que vous proposerez
• enfin, les sujets de forum (nommé "conversations")

Un système d'import via un fichier Excel est disponible et il est conseillé de l'utiliser pour aller plus vite.

En haut, à droite de chaque écran, vous pouvez utiliser l'import en cliquant sur "Import CSV":

Une fenêtre s'affiche et vous propose de télécharger le modèle de fichier à utiliser.

Configurez les Emails envoyés par la plateforme

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Vous devez configurer tous les types d'Emails qui sont définis sur la plateforme, afin que vos utilisateurs voit un message personnalisé à votre événement.

Définissez les agents (Scan des badges)

• Dans la section Gestion / Agent, vous avez la possibilité de définir quelles personnes seront des agents.

Note: l'utilisateur devra avoir créé un compte sur la plateforme avant.

Astuce: Si vous connaissez son adresse Email, vous pouvez créer vous-même son compte sur la plateforme.

• L'agent doit enfin être configuré à son poste, depuis le smartphone utilisé pour le scan :

Depuis le portail, dans le menu "Plus" / "Agent", il sélectionne son poste (s'il badge à l'accueil ou pour une conférence particulière) :

• Résultat d'un scan de badge par un agent :

Statistique de l'événement

Vous pouvez exporter toutes les datas (les données) sous format Excel.

Paramétrer le menu accessible par vos visiteurs

Vous pouvez renommer les menus ici, exemple le menu "Conférences" peut être renommé en "Programme".

Paramétrage avancé

Dans cette section, vous pourrez définir des paramètres optionnels pour modifier certains comportement de la plateforme :

• Choisir l'ordre d'apparition des halls, stands, conversations, conseillers et documents avec les options du type : "Tri des …".
• Définir quand est ce que sont envoyés les mails automatiques pour l'inscription des conseillers, les préinscriptions des utilisateurs ou pour les messages non lus avec les options du type "Option envoi mail …".
• Afficher et masquer certains menu avec les options du type "Affichage du menu …".
• Le paramètre "Entrée dans le salon" permet d'empêcher l'inscription des utilisateurs qui n'ont pas été préinscrit.
• Le paramètre "Restriction d'accès avant l'ouverture" permet d'empêcher l'accès au visiteur avant la date de début de l'événement.
• Le paramètre "Restriction d'accès aux stands et/ou aux halls" permet de définir des restrictions d'accès pour les stands et/ou halls. Les utilisateurs qui y auront devront être mit dans des groupes (menu "Groupes utilisateurs") et ces groupes affectés aux stands ou halls.
• Le paramètre "Page ouverte après connexion" permet de définir la première page que l'utilisateur va consulter après s'être connecté.
• Le paramètre "Accéder sans authentification" permet d'accepter des utilisateurs sans qu'ils n'aient à créer de compte ou à s'authentifier (anonyme).

Stands et Exposants

Un événement est constitué de "Stands" auxquels sont associés des utilisateurs, les "exposants". Les exposants doivent en amont de l'événement créer leurs stands. Le Guide des exposants est là pour les aider.

Scanner les QR Codes : Application conseillée sur Smartphone

Pour une très grande rapidité de vérification des badges, pensez à utiliser une application qui ouvre automatiquement les URLs scannées.

"Scanner Code-Barres & QR", de Gamma Play

=> Configurer: "Paramètre" / "URL ouvertes automatiquement"

Récupérer les statistiques de votre événement

vous pouvez obtenir les données suivantes :

• Passages uniques par stand.
• Passages par stand.
• Inscriptions.
• Statistiques des stands.
• Données visiteurs.
• Données de profil des visiteurs.
• Statistiques des conférences.
• Inscriptions aux conférences.

Voici comment faire :

1. Connectez-vous à votre compte distributeur.
2. Dans le menu principal situé à gauche, cliquez sur "Statistiques du salon".
3. Sur la page des statistiques du salon, repérez l'option correspondant aux données que vous souhaitez récupérer.
4. Cliquez sur le bouton associé à cette catégorie. Vous pourrez alors télécharger un fichier CSV ou copier le contenu, selon les options disponibles.

Information sur les utilisateurs

Il est possible de demander des informations complémentaires aux utilisateurs lors de leur inscription. Pour configurer ces informations rendez-vous dans la section Profil utilisateur.

Dans cette section vous trouverez la liste de tous les champs déjà créé qui seront ajoutés au formulaire d'inscription. Cliquer sur + Ajouter pour créer un nouveau champ.

Un champ est composé d'un libellé (nom du champ), d'un type (parmi Liste déroulante, Texte court, Texte long et Date), d'un contenu (valeur par défaut ou liste de choix si le type est Liste déroulante).

Le champ peut être rendu obligatoire via la case à cocher Champ requis, il peut être afficher dans la carte de visite via la case à coché du même nom. Enfin il est possible de choisir l'ordre d'apparition des champs complémentaires via la valeur ordre d'affichage (1 sera en premier, 2 en second, etc.).

Pour le type Liste déroulante, il faut indiquer les choix possible dans la case contenu séparé par des virgules. Par exemple pour un champ "Genre" ou pourrait avoir dans contenu la valeur : Femme,Homme,Non-binaire.

Menu Stands : Fichiers, Photos, Vidéos

Ces menus permettent d'ajouter différents type de documents aux stands individuellement. Ces documents seront regroupés par type sous forme de boutons dans le bandeau de présentation du stand.

Le limite de taille pour les fichiers est de 8Mo.

Menu Stands : Boutons

Le menu "Stand : Boutons" permet de créer des boutons qui vont s'afficher dans la bandeau d'information des stands. Un bouton est associé à un stand, il n'apparaitra que dans celui-ci.

Ces boutons permettent d'afficher des objets 3D ou bien des liens vers d'autres sites web. Par exemple il est possible de créé un lien vers un formulaire Google Form sans que l'utilisateur n'ait à changer de page.

Dans le cas d'un bouton de contenu "Lien", il faut renseigner l'url de la page cible dans le champ "Lien". Dans notre exemple, il s'agit du lien fournit par Google lors de la création du formulaire.

Le champ "Type de bouton" permet de choisir si la page va s'afficher dans une nouvelle fenêtre (Lien externe) ou dans une section dédié (Fenêtre intégrée).

Animations / Partenaires

- Age Digital (Vitrines immersives et matériels physiques: produits)

- Mentimeter (Questions/Réponses)

- Buzzer / Bipeur intégrable dans Make An Event: www.multibuzz.app

Ajouter une salle d'attente aux visioconférences

Lorsque vous êtes connecté en tant qu'administrateur à une salle de visioconférence, suivez ces étapes pour activer la salle d'attente  :

• Cliquez sur les trois points (ellipsis) pour accéder au menu des paramètres.
• Recherchez et sélectionnez l'option "Options de sécurité".
• Recherchez et sélectionnez l'option "Options de sécurité".
• Activez la salle d'attente.

Contactez-nous si vous avez un besoin spécifique.

Configuration de votre nom de domaine

Voici les informations nécessaires pour le paramétrage du sous-nom de domaine, dans les paramètres DNS de votre hébergeur :

Il faut configurer une redirection de type "CNAME" vers l'adresse suivante : "domain.par.clever-cloud.com."

Note: Parfois, le "." à la toute fin n'est pas nécessaire selon les hébergeurs.